Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.

Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…

Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.

Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.

Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.

ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.

1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30 .
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.

Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.

2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.

В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.

3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).

4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха .

Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.

5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.

Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.

Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат . Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :

• вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
• каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
• у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью

Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.

Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.

7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.

Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.

Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.

Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!

9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.

Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.

10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.

Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра .

Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.

В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

Небольшие пояснения к плану:

• Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
• Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
• Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
• Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
• Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
• Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
• В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).

Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist

Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Шаги

Используйте время продуктивно

1. Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.

   • Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
   • Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.

2. Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.

   • Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой "срочно" нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как "важные, но не срочные", необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию "с низким приоритетом", можно отложить, если это необходимо.
   • Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это "важное, но не срочное" дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это "низкоприоритетная" задача.

3. Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.

   • Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.

4. Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.

   • Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.

5. Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.

   • К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.

6. Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.

   • SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
   • Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
   • Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.

7. Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.

   • Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
   • Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.

Придерживайтесь ежедневного графика

1. Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.

   • В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.

2. Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.

   • Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.

Сейчас модно ходить на бизнес-тренинги, учиться. Но еще древние говорили: «Настоящее знание – это не то, что только в голове и на , а то, что приводится в действие. Мало знать принципы успеха, чтобы его достигать, нужно жить в соответствии с этими законами». Приведем несколько простых, но важных секретов, как организовать свое время.

1. Планирование – основа основ известная всем, но выполняемая далеко не каждым. Задумайтесь над доказанным фактом: время, потраченное на планирование дел следующего дня, экономит до 100% сил, затрачиваемых на осуществление этих дел. Это значит, что потратив 10-15 минут вечером или утром, чтобы обдумать и записать ваши планы на день, вы получите выигрыш во времени за день 100-150 мин, а это больше двух ! Известная бизнес-леди, основательница косметической империи Мери Кей каждое утро составляла план из 5 основных дел, которые нужно сделать. По мере выполнения она зачеркивала в блокноте дела и в конце дня ставила черту - «Выполнено»! Такой простой способ позволит вам не только организовать рабочее время, но и повысит самооценку, ведь каждый вечер вы будете с удовлетворением подводить черту и писать - «Выполнил!».

2. Учимся расставлять приоритеты. Это следующий этап планирования. Записывая и обдумывая дела на завтрашний день, расставьте их в порядке важности для вас и вашего бизнеса. Часто мы тратим массу времени на мелочи, забывая о главном, либо все время откладываем на потом то, что поможет достигнуть результата. Приоритеты позволят вам определиться с основными целями в жизни и выдвинуть на первый план действия для их достижения.

3. Учимся говорить «Нет» ненужным людям и бесполезным вещам. Посчитайте, сколько времени вы тратите на болтовню , общение в «аське», бессмысленное блуждание по новостям в интернете, разговоры ни о чем. Некоторые люди при подсчете ужасаются, что это занимает больше половины дневного времени. Отключите «аську», планируйте время, проведенное в интернете. При выполнении особо важных дел отключайте телефон, пока не привыкните к новому режиму бережливости дня.

4. Находите время для отдыха. Работа – это хорошо, но если она отбирает всю вашу энергию и не дает расслабиться, счастья вам такой успех не принесет. Обязательно находите в своем графике место для общения с семьей, детьми, любимыми животными, отдыха на природе и ежегодного отпуска.

5. Не спите полжизни! Еще древние ведические писания говорили о том, что правильный режим дня – это залог успеха и здоровья. Будем ближе к природе, организуем свое время в соответствии с восходом и заходом, и Солнце даст нам дополнительные силы и энергию. Это означает, что ложиться спать нужно до 22 часов вечера, а вставать до 6 утра. Природа: птицы, животные, деревья и цветы живут по солнечным часам. Оказывается, что с 22 до 24 часов отдыхает мозг, поэтому очень важно спать в это время. А после 6 утра человека захватывает энергия «страсти», которая не дает человеку покоя и настоящего счастья. До 6 утра – часы «благости», которые приносят умиротворение и спокойствие в течение дня. После 9 утра – часы «невежества», человек, который любит долго спать, никогда не сможет правильно расставить приоритеты в своей жизни.

6. Читайте и учитесь каждый день! Сейчас много книг, в которых успешные люди делятся секретами, как организовать свое время. Читайте и принимайте эти советы в свою жизнь, чтобы знание работало на ваш успех в работе и бизнесе.

Как стать организованным человеком? Известно, что с людьми, не владеющими данным навыком, опаздывающими на встречи, не умеющими расставляют приоритеты задач, справляться с ними, сложно сотрудничать и общаться. Они быстро устают, теряют контроль над собой, нервничают, что мешает им быть успешными и востребованными. Очевидно, что каждому современному человеку необходимо научиться организовывать свой день, жизнь, быт.

С чего начать?

Быть организованным сложно - с этим сразу надо смириться, иначе приступать к изучению этого вопроса не стоит, чтобы сразу не сломиться под гнетом непривычных обстоятельств. Самоконтроль подразумевает огромное желание человека уйти от текущего режима, а также изменение привычек. Что такое внутренняя собранность? Это своего рода воспитание - каждый, кто имеет детей, знает, как сложно их переучивать. Однако младшее поколение, немного сопротивляясь, все-таки поддается и переучивается. Причем срок такого перевоспитания занимает всего несколько недель, а то и дней.

Таким образом, начиная свой путь к самоорганизации и дальнейшей успешной жизни, следует отнестись к себе как к ребенку. Требовать от себя изменений, но не угнетать за первые промахи, радоваться каждому новому достижению или полезной привычке, а после гордиться собой.

Шаг первый - желания и цели

Как стать организованным человеком? Прежде всего, разберитесь с тем, что вы хотите. Можно написать на бумаге 100 желаний, любых, даже самых нестандартных. Далее на отдельном листе составьте критерии счастливой, по вашему мнению, жизни. На основании перечисленного легко будет выделить наиболее важные задачи - отталкиваясь от них, поставьте 5 основных целей на ближайшие 5 лет. Слишком много целей быстро заставят вас сдаться, равно как и кратчайшие сроки, поэтому следуйте за мечтами медленно, но уверенно.

Шаг второй - планируйте день

Считаете, что ежедневник необходим только деловым людям? Нет! Организованный человек тоже должен иметь его, поэтому приобретите удобный органайзер, записывайте туда все, что запланировали. Уточняйте не только рабочие и бытовые моменты, но и отдых с развлечениями. Таким образом, вы будете следить, что успели сделать, видеть, что вовремя отдыхаете, а также понимать собственные ресурсы.

Шаг третий - выделяем главное

Организованность - это приоритет. Если вы понимаете важность определенного дела, оно будет выполнено в ближайшее время, а на неисполнение других, более мелких или незначительных поручений, возможно, даже не обратят внимания. Соответственно, в списке дел на день на первом месте должна стоять самая главная задача, а все остальное достигается по возможности.

Шаг четвертый - оценка собственной жизни

Заниматься самоорганизацией, не представляя, насколько вы удовлетворены своей жизнью, сложно, поэтому оцените удовлетворенность основными сферами - развитие, бизнес, здоровье, семья, друзья, отдых. Поставьте оценку каждому пункту, на основе результатов легко понять, в каком направлении следует приложить больше сил. Например:

• хочешь работать и развиваться в бизнесе - больше трудись, учись, повышай квалификацию;
• быть здоровым - правильно питайся, занимайся спортом;
• важна семья - уделяй больше внимания и времени близким, они сами начнут тянуться и ценить каждое мгновение;
• хочешь уютный дом - сделай ремонт, вовремя убирайся;
• отдыхать - поставь копилку, откладывай деньги на путешествие.

Таким образом одновременно достигаются цели и повышается уровень удовлетворенности жизненными сферами.

Шаг пятый - финансовая отчетность

Организовать себя - значить научиться вести собственный капитал. Получая все виды дохода, записывайте их в графу поступления, а совершая покупки, фиксируйте потраченные суммы в расходах. В конце отчетного периода, то есть перед следующей зарплатой, вы сможете оценить траты и их необходимость. Выделите ненужные красных цветом - это то, без чего вы могли бы обойтись, а экономию направьте на накопление средств на крупную покупку или отдых.

Не умея тратить деньги, сложно создавать резервы. В условиях нестабильной экономики и частых сокращениях на работе денежный запас должен быть.

Правила личной организованности и самодисциплины хорошо известны людям, достигшим успеха в этой отрасли. Продолжительность процесса обучения самоорганизации может затянуться, поэтому важно воспользоваться несколькими советами, которые помогут вам стать более организованным и быть таковым на протяжении всего времени.

Всему свое место

Организованный человек всегда живет в порядке, поэтому, когда приучаете себя к организации, начните с малого - разложите документы вплоть до коммунальных платежей, проверьте, в каком состоянии ваши шкафы, посуда, у каждой ли вещи есть свое место. Следует собрать все ненужное и выбросить, а если другие члены семьи устроят очередной бардак или не будут беречь наведенный вами порядок, объясните им важность самоорганизации. Сделав из родственников союзников, а не врагов, достичь успеха будет в десятки раз проще.

Дублируйте

Как стать собранной и организованной? Научитесь беречь свое время на восстановление документов. Зачастую они теряются, их надо копировать или проводить другие манипуляции. Имея несколько дубликатов в запасе, вы сэкономите время и продемонстрируете оперативность. Этот совет подходит как для рабочих моментов, так и для домашних.

Записывайте!

Организованный человек может устать, что-то забыть, поэтому доверьтесь бумаге. Запишите все, что считаете нужным, даже если кому-то это покажется забавным. Уж лучше заглянуть в стильный блокнотик, чем стоять в задумчивом виде, соображая, зачем вы пришли в тот или иной отдел.

Задумали - делайте!

Самодисциплина, к самодисциплине не удобно приучаться - когда организуешь свой день, приходится выходить из зоны комфорта. Однако это необходимо, иначе ничего не добиться, а любая цель станет невыполнимой. Будьте честными с собой, не позволяйте лени или отчаянию охватить вас. Расслабившись, вы нечего не добьетесь - отдохнете после того, как сделаете задуманное.

Высыпайтесь

Организовать себя человеку, страдающему хроническими недосыпами невозможно. Так легко добиться обратного эффекта, ухудшив состояние здоровья, поэтому старайтесь вовремя ложиться спать. Проводите своё время перед сном на улице, прогуливаясь на свежем воздухе. Так вы улучшите качество сна, а утром будете чувствовать прилив энергии.

Прочь самобичевание

Как организовать свое время чтобы все успевать? Для этого необходимо засечь, сколько времени занимает выполнение любой из задач. На основе полученных данных будет понятно, какие из поручений следует выполнить в первую очередь, а какие занимают больше времени. При этом не следует потом мучить себя вопросами «а мог ли я сделать это быстрее», «я же мог поступить так, чтобы выполнение задачи было более эффективным» и т. д. Дело сделано, поэтому угнетать себя несостоятельностью бессмысленно. Любые виды сомнений являются противниками организации - так устроена психология человека.

Вывод

Быть организатором своей жизни - значит уметь концентрироваться на целях и гордиться собой. Внешняя обстановка, условия, окружение - все эти факторы не всегда удовлетворяют наши потребности. Как стать более организованным в таких ситуациях? Просто брать и делать! Вооружась вышеописанными рекомендациями, отбросив эмоции, начинать самоорганизоваться! Только так можно достичь желаемого вопреки условиям.

Время любит жесткие рамки, поэтому организация и планирование повседневных и рабочих дел является неотъемлемым шагом на пути к успеху. Эффективный тайм менеджмент поможет успевать всегда и везде, не оставлять невыполненных дел на завтра, а также придаст несколько часиков для заслуженного отдыха. 15 простых и эффективных советов решат основную проблему - нехватку времени.

1. Планирование - основной шаг в организации времени

Без четкого планирования эффективность дел будет очень низкой, а часы побегут сквозь пальцы как песок. И планирования в уме тоже не выход, ведь забыть о деле очень легко - это человеческий фактор. Поэтому в помощь вам придет, в первую очередь, обычный блокнот . Главное, чтобы ваши планы и цели были записаны на бумаге. Считайте, что без записи их просто не существует. Спланируйте день заранее. Записывайте в блокнот тезисами список всех дел на день, включая пробуждения, время на умывание и подготовку к выходу из дома. Смотрите записи в блокноте за завтраком и в течение всего дня. Не забывайте записывать новые дела и вычеркивать уже сделаны. Такие записи покажут, что вы успели сделать в течение дня и не провели ли вы свое время впустую, а также повысят эффективность работы на 30%. В конце дня вы сможете с улыбкой взглянуть на обширный список сделанных дел и гордиться собой.

При планировании помогут также календари, записи на рабочем столе в ноутбуке или планшете, заметки и напоминания в мобильном телефоне . Хорошим способом напомнить о важных делах будут цветные наклейки на видных местах, специальные доски для записей и тому подобное. Современные технологии позволяют быстро и просто спланировать свое время и организовать себя с помощью различных онлайн-сервисов и программ. Такими помощниками являются онлайн-органайзеры Evernote, Google Calendar, Todoist, Wunderlist и другие. Эти программы позволяют вести блокноты и календари, размещать записи на рабочем столе ПК или мобильного устройства. С помощью вышеперечисленных программ можно планировать дела, получать напоминания о поставленных задачах и даже позволяют доступ для нескольких пользователей, чтобы вы могли ставить задачи другим.

Для совместной работы и совместного планирования времени в помощь придут таск-менеджеры . Такие онлайн-сервисы помогут ставить, обсуждать и планировать задачи. Таск-менеджерами являются сервисы Wrike, Teambox, Teamer, Podio , Trello и другие. Эти сервисы являются бесплатными и удобными в общем пользовании.

2. Научитесь расставлять приоритеты

Разделите свои дела на категории. Такими категориями могут быть срочные дела, важные дела, дела, которые не подлежат переносу, дела которые могут подождать, и тому подобное. Если хвататься за все и сразу - вы не успеете ничего. Не тратьте драгоценное время на мелочные и ненужные дела. Отмечайте категории дел разными цветами, пометками, чтобы всегда видеть, что нужно сделать, а что можно отложить на другой день. Это второй шаг в планировании времени и организации себя, который в сочетании с первым увеличивает эффективность работы до 40%.

Оригинальным способом избежать хаоса мыслей и расставить приоритеты в делах — это ментальные карты , или как их еще называют «карты мыслей». С помощью таких карт вы сможете графически отобразить свои планы и задачи, расставить их в виде диаграммы, дерева или веток, разместив задания от основных к второстепенным. Вы сможете создать собственную карту для организации времени, распечатать ее и прикрепить на видном месте. Создать ментальную карту можно на сервисах Mindomo, Mind42, Bubbl.us.

Обратите внимание! Составляйте список дел, которые реально выполнить. Не делайте ваше время резиновым и не ставьте себе заоблачных целей. Иначе ваш план будет вгонять вас в депрессию, а он должен мотивировать!

3. Ставьте конкретные цели

Выполнение каждого задания имеет какую-то цель при завершении. Ее нужно конкретно сформулировать. В этом помогут критерии постановки цели системы SMART . Эта система является определенной методикой, которая учит ставить цели и правильно их достигать. Каждая буква названия системы расшифровывается как характеристика цели и рассказывает о том, какой должна быть цель, чтобы ее можно было реализовать. Итак, ваша цель должна быть:

Конкретной (направленной на один аспект из одной области),

Измеримой (чтобы измерять прогресс),

Назначаемой (должна указывать на того, кто отвечает за результат цели),

Реальной (учет ресурсов и возможности выполнения поставленной цели)

Связанной со временем (четко сформирован дедлайн достижения цели).

4. Учтите потребности организма

Прислушайтесь к потребностям своего организма, вычислите собственные биоритмы. Узнайте когда у вас пик эффективности, а когда спад и по отношению к этим биоритмов выполняйте поставленные задачи. Сложные дела выполняйте в пик эффективности, а при спаде энергии и эффективности сможете выполнять легче. Чтобы рассчитать биоритмы собственного организма, не нужны специальные исследования и сложные техники. Просто отследите, когда вам трудно выполнять дела, а когда вы чувствуете прилив энергии и вам легко их выполнять, в какое время суток вам легче это делать. После расчета вы сможете составить режим работы, удобный для вашего организма.

А в конце недели не забудьте взять выходной, чтобы набраться творческого вдохновения и сил для выполнения поставленных задач на начало рабочей недели. Не сидите в офисе круглосуточно, пытаясь сделать больше чем нужно, и больше чем вы можете. Это только займет у вас энергию и снизит эффективность работы.

11. Не отказывайтесь от помощников

Ни один успешный бизнесмен не выполняет все дела самостоятельно, для этого есть секретари и помощники. Если вы можете найти специалиста, который сделает ваше дело качественнее и быстрее - не думайте, а отдавайте ему свою задачу. Это сэкономит ваше время и силы.

12. Не забывайте об автоматизации работы

В наше время немало дел и задач можно автоматизировать с помощью технологий. Начнем с очень простого - проверки электронной почты. Если вы каждый день вынуждены проверять свою «электронку», автоматизируйте задачу - установите программу оповещения о новых сообщениях на мобильный телефон. Так вы всегда будете в курсе новых сообщений, всегда вовремя будете читать важные письма, а также на вашей электронной почте не будут накапливаться непрочитанные письма.

13. Разработайте свой алгоритм действий

Каждый человек выполняет задачи по своей методике, так как ему удобнее и эффективнее. Разработайте собственную методику выполнения задач с учетом всех вышеперечисленных советов, отработайте ее и пользуйтесь ею при ежедневном выполнении поставленных задач.

14. Организуйте систему хранения информации

Если информация, необходимая для вашей работы находится на бумаге - сортируйте ее по папкам, в алфавитном порядке или по отраслям информации. Если же вы обычно работаете с электронными носителями, организуйте их работу. Посчитайте сколько времени у вас занимает поиск того или иного необходимого для работы файла, удаляйте ненужную информацию, сортируйте папки с информацией, укомплектуйте все папки. Это сэкономит время при поиске информации и облегчит вашу работу.

15. Поборите свою лень

Лень - главный враг в работе. Через нее много задач так и остаются невыполненными. Научитесь бороться с этой «черной дырой». Поднимайтесь с постели раньше, беритесь за выполнение заданий утром, выполняйте более сложные задачи в первую очередь и тогда вы быстрее достигнете своей цели.